LAPORAN
PERTANGGUNGJAWABAN MUSYAWARAH WILAYAH (MUSYWIL)
IKATAN MAHASISWA BATA-BATA (IMABA) WILAYAH SURABAYA 2013-2014
A.
LATAR BELAKANG
Musyawarah Wilayah
(Musywil) merupakan sidang tertinggi di IMABA
wilayah yang dilaksanakan di setiap akhir kepengurusan. Dalam Musyawarah Wilayah (Musywil) terdapat empat rangkaian
penting yaitu peninjauan AD/ART, pembacaan laporan pertanggungjawaban,
pemilihan ketua periode baru, dan penentuan koordinator kepengurusan.Peninjauan AD/ART perlu dilakukan untuk menyesuaikan
adanya amandemen terhadap pasal-pasal yang ada di AD/ART.
Selain itu, tinjauan tersebut bermaksud untuk memperkokoh peran AD/ART di dalam
Musyawarah Wilayah (Musywil). Melalui pembacaan laporan
pertanggungjawaban (LPJ) menunjukkan bahwa masa kepengurusan sudah
berakhir dan pertanggungjawaban terhadap kinerja pengurus selama satu periode
kepengurusan dalam melaksanakan program kerja. Adanya pembacaan LPJ tersebut
diharapkan agar program kerja di masa kepengurusan berikutnya dapat menjadi
lebih baik. Pembentukkan koordinator kengurusan
bertujuan
untuk membentuk kepemimpinan dewan senior sebagai pengawas perkembangan
keilmuan di Musyawarah Wilayah (Musywil).
Dengan adanya kegiatan ini, diharapkan Musyawarah Wilayah (Musywil) sebagai kelompok studi dapat
memunculkan anggota yang kritis dalam menilai kinerja pengurus, dan selanjutnya
akan terbentuk suatu regenerasi kepengurusan dan kaderisasi organisasi.
berikutnya. Oleh karena itu, Musyawarah Wilayah
(Musywil) sebagai kelompok studi di IMABA sendiri.
B.
NAMA DAN TEMA KEGIATAN
Nama dari kegiatan
ini adalah “Musyawarah Wilayah
(Musywil)”.
C. TUJUAN
Tujuan
dari kegiatan ini adalah :
a. Menilai dan mengevaluasi kinerja pengurus selama satu
periode kepengurusan.
b. Meningkatkan pemahaman
anggota terhadap organisasi IMABA
c. Meningkatkan tali silaturahmi dan persaudaraan antar IMABA
d. Memantapkan pengawasan keilmuan di IMABA melalui pembentukkan koordinator kepengurusan.
D. PELAKSANAAN KEGIATAN
Hari Minggu, 10 November 2014
|
Waktu
|
Acara
|
|
09.00-09.05
|
Pembukaan oleh ketua panitia MUSYWIL IMABA
|
|
09.05-09.10
|
Sambutan Ketua Demisioner
|
|
09.10-09.20
|
Sambutan Pembina IMABA
|
|
09.20-09.40
|
Penunjukan Tim
Presidium Sementara (Pimpinan Sidang, Wakil Pimpinan Sidang dan Sekretaris Sidang)
|
|
09.40-09.55
|
Pembahasan dan
penetapan agenda Musyawarah Wilayah
(Musywil)
|
|
09.55-10.25
|
Pembahasan, penetapan dan pembacaan tata
tertib Musyawarah Wilayah (Musywil)
|
|
10.25-10.45
|
Penunjukan Tim Presidium Musyawarah Wilayah (Musywil)
|
|
10.45-11.30
|
Sidang Pleno (
Pemaparan, Peninjauan AD/ART)
|
|
11.30-13.00
|
ISHOMA
|
|
13.00-15.00
|
Sidang Pleno (
Pemaparan, Peninjauan AD/ART)
|
|
15.00-15.30
|
ISTIRAHAT DAN SHOLAT
|
|
15.30-17.00
|
Sidang Pleno (
Pemaparan, Peninjauan AD/ART)
|
|
19.30-20.30
|
Pembacaan LPJ oleh
Ketua Demisioner
|
|
20.30-21.15
|
Evaluasi
Kepengurusan Musyawarah Wilayah (Musywil)
|
|
21.15-21.30
|
Pengesahan LPJ
|
|
23.00-04.00
|
Selesai /Penutup
|
E. RANGKAIAN KEGIATAN
1. Peninjauan AD/ART
Peninjauan
AD/ART dilakukan pada Hari Minggu, 10 November 2014 pada pukul 08:00.
Peninjauan AD/ART dilakukan setelah tim presidium sidang sementara bersama
peserta sidang melakukan pembahasan dan menetapkan agenda dan tata tertib Musyawarah Wilayah (Musywil) IMABA Surabaya. Sidang peninjauan
AD/ART dipimpin oleh tim presidium tetap yang telah disepakati bersama.
Peninjauan AD/ART sangat dipokokkan untuk dilakukan secara menyeluruh, sehingga
agenda waktu yang diberikan betul-betul termanfaatkan dengan baik. Sidang
peninjauan AD/ART berjalan sangat alot, sehingga perlu dilakukan penambahan
waktu agar peninjauan AD/ART secara menyeluruh dapat selesai. Dalam sidang
pleno peninjauan AD/ART yang dilakukan terjadi banyak amandemen. Peninjauan
AD/ART tepat selesai pada pukul dan disahkan ole tim presidium Musywarah Wilayah (Musywil) IMABA Surabaya.
2.
Pembacaan
dan pengesahan LPJ kepengurusan IMABA tahun 2014
Pembacaan
LPJ kepengurusan IMABA tahun 2014 dilakukan pada Minggu,10 November 2014, tepat
setelah pengesahan AD/ART yang baru. Pembacaan dan pemaparan LPJ kepengurusan IMABA
tahun 2014 dilakukan oleh ketua IAMAB tahun 2014 yaitu saudara Hodari. LPJ yang dibcakan berisi
tentang program-program yang telah dilakukan dan kendala-kendala yang dihadapi
oleh kepengurusan IMABA tahun 2014.
3.
Pemilihan
Ketua IMABA tahun 2014
Pemilihan ketua IMABA
tahun 2014 dilakukan pada Minggu, 10 November 2014 Sebelumnya telah dibentuk
panitia khusus untuk menyeleksi dan memilih ketua. Ada 7 calon ketua anggota
IMABA Surabaya yang terpilih hanya 2, melalui secara demokrasi, yaitu, ABD Syukur dan Ach Holil.
4.
Pemilihan
Koordinator
Pemilihan Koordinator kepengurusan
dilakukan
pada hari Minggu, 15 November 2014 pukul 07.00 WIB tepat setelah selesai dilakukan pemilihan
ketua IMABA tahun 2014. Pemilihan coordinator
dilakukan melalui Muswarah antara anggota IMABA yang lain.
F. HASIL
Dari rangkaian acara, diperoleh hasil yang ditunjukkan
oleh gambar berikut ini.
|
NO
|
Hasil
|
|
|
1
|
Peninjauan AD/ART yang dipimpin oleh pimpinan sidang
|
|
|
2
|
Pembacaan LPJ oleh ketua DPW IMABA Sby
|
|
|
3
|
Regenerasi kepengurusan
|
|
|
4
|
Pemilihan Koordinator Kepengurusan
|
|
G. EVALUASI KEGIATAN
Berdasarkan hasil rapat evaluasi kegiatan Musyawarah Wilayah (Musywil) Minggu, 10 November 2014 dapat diambil kesimpulan
bahwa kegiatan ini secara umum berlangsung cukup sukses. Namun ada beberapa
permasalahan yang berpengaruh terhadap pelaksanaan acara. Hal ini dapat terjadi
karena kurangnya koordinasi panitia sehingga hal-hal penting yang telah diputuskan
dalam rapat tidak dapat terlaksana dengan baik.
Peserta yang mengikuti Musyawarah Wilayah
(Musywil) ini lebih sedikit dari tahun sebelumnya, namun acara tetap dilaksanakan.
Pada kegiatan ini acara tidak dapat berjalan sesuai dengan susunan acara yang
telah disusun dan telah disepakati. Hal ini disebabkan karena panitia tidak
dapat mengatur waktu dengan baik dan memprioritaskan salah satu agenda utama
dalam Musyawarah Wilayah (Musywil), yaitu peninjauan AD/ART IMABA Surabaya .
H. EVALUASI KEPANITIAAN
1. Ketua
Panitia Hasin Zainullah
|
Deskripsi Tugas
|
·
Memastikan
acara berajalan lancar mulai dari pembukaan sampai penutupan
·
Bertanggung
jawab penuh terhadap keberlangsungan acara
|
|
Realita
|
Untuk memastikan acara berjalan lancar ketua mengadakan rapat
panitia. Rapat panitia berfungsi untuk memastikan setiap melaksanakan tugas
dengan baik.
|
|
Hambatan
|
Sulitnya mengumpulkan setiap anggota
IMABA dalam rapat untuk mengontrol tugas masing-masing. Liburan akhir semester
menjadi penghambat jalannya rapat.
|
|
Saran
|
Sebaiknya rapat diadakan secara countinou dan memberitahukan kepada anggota IMABA yang tidak hadir dalam rapat
sejauh mana tugas setiap musywil dan mencari solusi bersama
jika ada masalah.
|
2. Sekretaris M.Kalimullah
|
Deskripsi Tugas
|
·
Membantu
ketua dalam melaksanakan tugas.
·
Menghadiri
setiap rapat yang diadakan dan membuat notulennya.
·
Membuat
setiap dokumen/surat yang diperlukan.
·
Bertanggung
jawab atas pembuatan proposal, LPJ, presensi, dan notulen rapat.
|
|
Realita
|
Pembuatan, penyusuna hingga pengesahan proposal memakan waktu lama karena
ada beberapa hal yang perlu diperbaiki.
|
|
Hambatan
|
Kurangnya pengalaman keskretariatan membuat sekretaris sedikit bingung
dengan pembuatan proposal, namun hal ini masih dapat diatasi dengan bertanya
pada sekretaris sebelumnya dan lain yang membantu.
|
|
Saran
|
Sebaiknya ada yang jelas untuk sekretaris selain pembuatan surat
dan proposal juga untuk panitia yang lain sehingga tidak bingung dengan tugas
masing- masing.
|
3. Bendahara Imam Al-Qurtubi
|
Deskripsi Tugas
|
·
Berkomunikasi
dengan ketua, sekretaris, dan seluruh dalam penyusunan rancangan anggaran.
·
Menyusun
dokumentasi pengeluaran dan pemasukkan.
·
Berkoordinasi
dengan setiapa dalam hal pemasukkan dan pengeluaran yang telah dilakukan.
·
Berkomunikasi
dengan panitia dalam hal anggaran.
|
|
Realita
|
Kurangnya koordinasi dengan setiap panitia
yang lain, sehingga dalam membuat anggaran hanya secara estimasi bendahara saja
sehingga ada kebutuhan-kebutuhan yang belum dimasukkan ke dalam anggaran
dana.
|
|
Hambatan
|
Ketidak disiplinan peserta dalam melakukan pembayaran.
|
|
Saran
|
Adanya koordinasi yang lebih baik dan optimal.
|
4.
Konsumsi Mahendra
|
Deskripsi Tugas
|
·
Menyusun
menu untuk peserta dan panitia.
·
Bertanggung
jawab selama distribusi dan kelayakan makanan.
·
Menyusun
anggaran menu.
·
Bertanggung
jawab atas segala kelengkapan dan kebersihan alat makan dan snack.
|
|
Realita
|
·
Konsumsi siap tepat waktu
sesuai jam makan yang telah ditentukan.
·
Terjadi kesalahan
perkiraan jumlah konsumsi sehingga konsumsi berlebih.
|
|
Hambatan
|
Kurangnya personil untuk mengambil konsumsi.
|
|
Saran
|
·
Sebaiknya jumlah peserta
yang hadir dalam acara di data terlebih dulu.
·
Sebaiknya sudah ada
panitia yang ditugaskan membantu konsumsi mengambil
konsumsi.
|
5.
Acara Ainurrahman
|
Deskripsi Tugas
|
·
Menyusun
rancangan acara hari-H
·
Mengkoordinir
jalannya acara.
|
|
Realita
|
·
Memastikan semua acara
berjalan lancer sesuai ketentuan
·
Membagikan juknis kepada
semua panitia.
|
|
Hambatan
|
·
Waktu yang sudah
direncanakan tidak sesuai jadwal, sehingga ada jadwal yang tidak terlaksana.
·
Kurangnya koordinasi.
|
|
Saran
|
Diperlukan koordinasi yang baik dan perlunya peraturan tambahan dari ketua panitia acara untuk mengatur waktu
jalannya sidang agar berjalan lancar.
|
6.
Perlengkapan Jazuli
|
Deskripsi Tugas
|
·
Membuat
poster acara
·
Bertanggung
jawab dalam mendokumentasikan setiap acara yang berlangsung.
|
|
Realita
|
·
Telah membuat poster acara.
·
Telah mendokumentasikan dan
mempublikasikan setiap acara
·
Memastikan peralatan yang
dibutuhkan dalam acara sudah tersedia
|
|
Hambatan
|
·
Kurangnya transportasi untuk
mengangkut barang-barang yang diperlukan
·
Kurangnya personil dalam
mempersipkan alat-alat yang dibutuhkan.
|
|
Saran
|
Sebaiknya tugas sebagai perlengkapan tidak dilakukan oleh satu orang
saja. Perlu ditambah personil untuk membantu perlengkapan.
|
I LAPORAN KEUANGAN
|
Uraian Kegiatan
|
PEMASUKAN (Rp)
|
PENGELUARAN (Rp)
|
|
Kas IMABA
|
Rp 50.000,00
|
|
|
Iuran Peserta ( Peserta@ Rp 10.000)
|
Rp 150.000,00
|
|
|
Total
Pemasukan
|
Rp 2500.000,00
|
|
|
A.Kesekretariatan
Amplop
Print surat – surat + proposal dan LPJ
|
|
Rp 2.000,00
Rp 5.000,00
|
|
B.Konsumsi
Makan 2 hari (Rp8000.00 x50)
Snack + Minum
|
|
Rp
400.000.00
Rp
88.000,00
|
|
C. Publikasi
Poster
Jumlah
|
Rp
15.000,00
Rp 510.000,00
|
J PENUTUP
Demikian laporan pertanggungjawaban kegiatan Musyawarah
Wilayah (Musywil) 2014. Kami selaku panitia mengucapkan terima kasih atas
bantuan yang telah diberikan oleh semua pihak. Kritik dan saran yang sangat
konstruktif sangat kami harapkan demi penyempurnaan kegiatan Musyawarah Wilayah (Musywil) yang akan datang.
LEMBAR PENGESAHAN
Surabaya 10 November 2014
|
Hasin Zainullah
Ketua Panitia
|
M.Kalimullah
Sekretaris
|
|
Mengetahui,
Ketua DPW IMABA Surabaya
Hodari
|
|
Lampiran I
SUSUNAN
PANITIA
KEGIATAN MUSYAWARAH WILAYAH (MUSYWIL) IMABA SURABAYA
Pelindung : Penasehat IMABA
: Bahauddin. S.pd.i junaidi S.hum.
Habibi. S.hum
Pembina
: Hariri.S.IE.
Subairi. S.hum. Zaini S.Pd.I
Penanggung jawab
: Ketua DPW IMABA Surabaya
Panitia
Pelaksana
Ketua
: Hasin Zainullah
Sekretaris
: M.Kalimullah
Bendahara : Imam
Al-Qurtubi
Koordinator
Acara :
1. Ainurrahman
2. Badrud
Koordinator
Konsumsi
: Mahendra
Koordinator Perlengkapan
: Jazuli
Lampiran II
DAFTAR SURAT KELUAR
|
NO. SURAT
|
PERIHAL
|
TUJUAN
|
|
01/A/Musywil- Imaba /Sby /I/2014
|
Undangan
|
Anggota IMABA
|
|
02/A/Musywil- Imaba /Sby /I/2014
|
Undangan
|
Pembina
|
|
03/A/Musywil- Imaba /Sby /I/2014
|
Undangan
|
Penasehat
|
|
04/A/Musywil- Imaba /Sby /I/2014
|
Undangan
|
Senior IMABA
|
DAFTAR
HADIR
MUSYAWARAH WILAYAH (MUSYWIL)
IKATAN MAHASISWA BATA-BATA WILAYAH SURABAYA (IMABA)
2013-2014
|
No
|
Nama
|
Fakultas/Jurusan
|
Tanda Tangan
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
إرسال تعليق