KORESPONDENSI DALAM ORGANISASI

Oleh: Eva Rusdiana Dewi

Korespondensi atau yang biasa kita sebut dengan istilah surat menyurat merupakan suatu kegiatan komunikasi antara yang satu dengan yang lainnya dan ini dilaksanakan secara terus menerus, surat menyurat sudah tidak asing lagi bagi administrasi pemerintahan atau organisasi dikarenakan seringnya dijadikan alat untuk menyampaikan harapan, gagasan serta informasi. Ia juga sering dijadikan bukti hitam diatas putih dalam suatu organisasi atau pemerintahan.

Agar komunikasi melalui surat dapat dinilai secara efektif maka isi dan tujuan surat harus jelas dan dapat dimengerti oleh pembaca atau penerima sehingga tidak mempersulit dan tidak menjadikannya salah tanggap, dan ini juga merupakan salah satu alasan mengapa surat harus terstruktur dengan rapi, serta tata cara penulisannya juga harus diteliti dan dipelajari. Dalam surat resmi bahasa yang digunakan haruslah bahasa indonesia yang benar dan baku serta menggunakan ejaan, kata, dan kalimat yang benar. Dalam surat resmi sebuah organisasi juga harus menyertakan kop surat, no surat, dan tanggal surat itu dikeluarkan.

Dalam korespondensi tidak harus sekretaris saja yang tau konsep surat menyurat, pemimpin dan staf-staf yang lainnya juga harus mengetahui karena surat menyurat tidak hanya terjadi antara sekretaris dan sekretaris tapi, hampir melibatkan seluruh bidang. Meskipun yang lebih ditekankan adalah seorang sekretaris.

Surat juga merupakan informasi tertulis yang mempunyai persyaratan tertentu sesuai dengan surat tersebut, fungsi surat dalam organisasi tentu sangatlah penting karena dengan sebuah surat saja sudah dapat mewakili sebuah organisasi karena ia memiliki isi dan tujuan yang jelas. Dengan surat organisasi dapat dinilai lebih terpercaya dan konkrit karena disana terdapat penanda tanganan si pembuat surat sehingga si penerima meyakini adanya surat tersebut. Surat juga merupakan dokumen historis bagi sebuah organisasi, dimana dengan kita melihat sebuah surat yang diarsipkan kita bisa melihat perkembangan sebuah organisasi dimasa lalu dan dimasa sekarang.

Setelah kita mengetahui apa itu korespondensi ( Surat Menyurat), maka saatnya kita tau apa saja yang harus ada dalam surat,

1. Kop Surat

Kop surat atau yang bisa juga disebut kepala surat terletak dibagian atas surat. Dalam kop surat kita harus menuliskan nama instasi, logo, alamat, dan juga kontak atau media sosial yang bisa dihubungi, kop surat ini berfungsi memudahkan si penerima surat untuk mengetahui instansi dan alamat pengirim, kop surat juga bisa dijadikan media promosi bagi organisasi tersebut agar lebih mudah dan banyak dikenal oleh publik.

2. Nomor surat

Nomor surat terletak di bawah kop surat dan terletak dibagian kiri. Dalam kop surat terdapat kode no. Surat, nomor urutan surat yang dikeluarkan, nama lembaga yang mengeluarkan, bulan dimana surat itu dikeluarkan, dan tahun dimana surat itu dikeluarkan. Fungsi dari adanya no surat adalah bisa membantu kita dalam mengarsip surat masuk atau keluar.

3. Tempat dan tanggal surat dibuat

Tempat dan tanggal surat ini terletak di bawah kop surat yang berada disisi kanan sejajar dengan nomor surat. Fungsi dari ditulisnya tempat dan kapan surat ini dibuat adalah agar memudahkan si penerima untuk mengetahui dari mana asal surat itu dan kapan surat itu dikeluarkan, karena kalau kita tidak mencantumkan tanggal surat bisa saja surat yang kita kirim akan dipakai oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Sehingga menggunakan nama instansi kita untuk merugikan pihak lain.

4. Lampiran surat

Lampiran surat ini biasanya berisi dokumen pendukung dari surat. Dan letaknya berada di bawah nomor surat. Dan lampiran ini bisa juga ditiadakan.

5. Alamat surat

Alamat yang dituju ditulis disebelah kiri surat tepat pada jarak tengah antara hal surat dan salam pembuka.

6. Salam pembuka

Salam pembuka adalah bagian awal sebelum topik atau penyampaian tujuan maksud kedatangan surat tersebut. Dan ini agar kita terlihat sopan, sama halnya ketika kita ingin mengunjungi sebuah rumah.

7. Isi 

Ini adalah bagian dimana setelah kita mengucapkan salam kita akan menjelaskan maksd dari kedatangan surat tersebut, entah itu mengenai harapan suatu organisasi kepada sopenerima atau sebuah informasi dan gagasan untuk si penerima

8. Penutup 

Penutup adalah bagian akhir dari isi surat setlah kit menyampaikan maksd dan tujuan dri surat tersebut. Serta dibawahnya terdapat tanda tanganan dari si pembuat dan kepala apimpinan.

Dari sini kita bisa melihat bahwa sebenarnya dalam penulisan surat kita harus lebh hati-hati dan lebih memperhatiakn sebuah ejaan dan kalimat yang telh kita tulis. Karena jika ada kesalahan itu akan berdampak buruk juga terhadap instansi atau organisasi kita.

*Penulis adalah pengurus imaba Surabaya dan juga mahasiswa aktif prodi Administrasi Negara Universitas Dr.Soetomo